DigiInkoop: hoe werkt het?

DigiInkoop is een dienst voor de Rijksoverheid en haar leveranciers. DigiInkoop maakt het elektronisch aanmaken en verwerken van contracten, bestellingen en facturen mogelijk. Dit proces is in DigiInkoop volledig geautomatiseerd. Geautoriseerde medewerkers van de Rijksdienst en van leveranciers hebben toegang tot DigiInkoop.

DigiInkoop ondersteunt processen voor Rijksdiensten en voor leveranciers.

Bent u een leverancier voor Rijksdiensten die gebruikmaken van DigiInkoop? Dan  kunt u eenmalig aansluiten op DigiInkoop. U kunt dan onder andere inkoopberichten van alle Rijksdienstonderdelen ontvangen en beantwoorden en e-facturen indienen. U weet met welke onderdeel van de Rijksdienst u te maken heeft via het organisatie-identificatienummer (OIN) van een Rijksdienst. Is de Rijkdiensten waarvoor u levert niet aangesloten op DigiInkoop? Dan kunt u wel altijd een e-factuur sturen.

Leveranciersportaal of Digipoort?

Contact met uw klanten bij de Rijksdiensten gaat via het leveranciersportaal of door middel van het berichtenverkeer via Digipoort. Welk kanaal u gebruikt gaat in overleg met uw klant.

Wat kunt u doen en zien in DigiInkoop?

Contracten
  • Registratie van inkoopcontracten
  • Leveringscondities als basis voor bestellingen
Offertes

Plaatst een klant van u een offerteaanvraag in DigiInkoop? Dan kunt hier via DigiInkoop op reageren en een offerte plaatsen.

Beveiliging en standaarden berichtenuitwisseling

De elektronische berichtuitwisseling tussen de DigiInkoop en het leveringssysteem van de leverancier gaat via:

  • voorgeschreven bericht- en beveiligingsstandaarden; 
  • geldende berichttypen, -definities en -versies.

Hoeveel typen berichten u gebruikt is afhankelijk of u aangesloten bent via het leveranciersportaal of Digipoort.

Documentatie

Op de documentatiepagina vindt u handleidingen en voorwaarden voor het gebruik van DigiInkoop.

>> Ga naar de documentatiepagina

Rijksdiensten kunnen gebruikmaken van de volledige functionaliteit van DigiInkoop. U kunt uw volledige inkoop- en facturatieproces met DigiInkoop doen en komen tot een via het systeem betaalbare factuur. DigiInkoop biedt heeft veel mogelijkheden, waaronder:

  • Interne contracten en catalogi vastleggen; hiermee kunt u bestelaanvragen doen
  • Externe catalogi van leveranciers koppelen via 'punch-out'
  • Offerteaanvragen en reacties verwerken
  • Bestelaanvragen- inkooporders en facturen verwerken
  • Uitgebreide mogelijkheid om goedkeuringsworkflows op bestelaanvragen en inkooporders in te richten. U kunt dit doen op basis van de mandaatregeling van uw organisatie.
  • Tijdschrijven door extern ingehuurd personeel
  • Automatisch verwerken van voorstelfacturen, facturen op basis van een inkooporder of facturen op basis van tijdkaarten middels 3-wegmatching
  • Koppeling met uw financieel systeem via de berichtenverkeervoorziening Digipoort
  • Uitwisselen van inkoop- en factuurberichten met aangesloten leveranciers via de berichtenverkeervoorziening Digipoort

Bent u een Rijksdienst met een eigen inkoopsysteem? Dan kunt u ook aansluiten op de eProcurement-voorziening van DigiInkoop. U kunt dan onder andere gebruikmaken van de interdepartementale contracten en catalogi die in DigiInkoop staan. Zo weet u welke leveranciers u kunt of moet benaderen voor een bepaalde dienst. Ook kunt u operationele gegevens leveren aan het DigiInkoop-datawarehouse. Verder kunt u urenstaten goedkeuren en facturen eenvoudig accorderen en vlot betalen.

Ook kunt u via de berichtenverkeervoorziening orderberichten of tijdkaarten naar het leveranciersportaal van DigiInkoop versturen. Uw leverancier kan in het leveranciersportaal een factuur aanmaken op basis van de order of tijdkaart. U ontvangt die dan terug als bericht.

Leveranciersportaal of Digipoort?

Contact met uw leveranciers gaat via het leveranciersportaal en/of via Digipoort. De keuze voor het systeem doet u in overleg met uw leveranciers. Het is dus mogelijk dat u voor de ene leverancier Digipoort gebruikt en voor de andere het leveranciersportaal.

Wat kan uw leverancier doen en zien in het leveranciersportaal?

  • Raadplegen van inkoopcontracten
  • Reageren op offertes
  • Afhandelen van orders
  • Raadplegen van goedgekeurde tijdkaarten
  • Aanmaken en versturen van (voorstel)facturen

Voor een aantal van deze processtappen kunt u ook berichten uitwisselen. Door automatische verwerking van de berichten door de leverancier zijn er geen handmatige handelingen nodig in het leveranciersportaal.

Business intelligence

U kunt managementinformatie genereren op basis van operationele gegevens via het DigiInkoop-datawarehouse. Het berichtenverkeer gaat via het leveranciersportaal en/of Digipoort.

Documentatie

Op de documentatiepagina vindt u handleidingen en voorwaarden voor het gebruik van DigiInkoop.

>> Ga naar de documentatiepagina

Berichtenverkeer via Digipoort

Heeft u een directe aansluiting op Digipoort? Dan gaat berichtuitwisseling tussen u en DigiInkoop via:

  • Voorgeschreven bericht- en beveiligingsstandaarden
  • Geldende berichttypen, -definities en -versies

Welke type berichten u gebruikt is afhankelijk van het proces dat op u van toepassing is.

Contact en ondersteuning

Zoekt u zakelijk contact met Logius? Het Servicecentrum is op werkdagen van 08.00 tot 17.00 uur actief.