Main content

DigiInkoop bestaat uit een online inkoopsysteem (ePurchase Voorziening, of ePV) en het koppelvlak Digipoort voor berichtuitwisseling. Wanneer een overheidsorganisatie als Klant gebruik maakt van de ePV, dan zal de ePV via Digipoort berichten uitwisselen met het financiële systeem van de overheidsorganisatie. Dit document beschrijft welke berichten er op welk moment worden tijdens het inkoopproces met het financiële systeem.

Versiegegevens

Publicatiedatum: 10 oktober 2014
Versie: 1.3

Pdf van deze pagina

Scope

Deze pagina richt zich op de berichten tussen de ePV en het financiële systeem van de inkooporganisatie. Het gaat dus alleen om ‘interne’ berichten van een Deelnemer A. Dit is hieronder schematisch weergegeven met een rode pijl in Figuur 1. Er is eenzelfde document beschikbaar voor ‘externe’ berichten met de leverancier.

Scope

Figuur 1 - Scope

Leeswijzer

Hoofdstuk 2 beschrijft de stappen in het inkoopproces waarbinnen de berichtuitwisseling plaatsvindt.

Gerelateerde documenten

Dit document maakt onderdeel uit van een bredere set aan documentatie die u kunnen helpen bij het aansluiten op de berichten van DigiInkoop. Hieronder zijn de documenten in samenhang weergegeven.

Figuur 2 - Gerelateerde documenten

Figuur 2 - Gerelateerde documenten

Versies

Van de berichtenstandaard zijn meerdere versies beschikbaar. Zie onderstaande links voor een overzicht van de versies:

Per versie is een implementatie wijzer. In de implementatie wijzer staat welke berichten in die versie worden ondersteund.

Proces

DigiInkoop ondersteunt het inkoopproces van de (rijks)overheid. Een overheidsorganisatie treedt hierbij op als klant naar een leverancier. Het inkoopproces bestaat uit twee subprocessen:

  • Van bestelaanvraag tot levering
  • Van ontvangst tot en met factuur

Deze subprocessen beschreven in de volgende paragrafen, waarbij per stap de berichten zijn benoemd die uitgewisseld worden tussen de ePV en het financiële systeem van de overheidsorganisatie.

Subproces: Van bestelaanvraag tot en met levering

Afbeelding Bestelaanvraag tot Levering

Processtap A.1. Bestelaanvraag
Beschrijving De Aanvrager bij de Klant geeft z’n behoefte aan. De verantwoordelijke bij de Klant beoordeelt de behoefte. Na goedkeuring gaat een zachte Reservering richting het financiële systeem, waarop het financiële systeem een  Antwoord Reservering terugstuurt.
UBL Berichttype
  • Zachte Reservering: UBL:Commitment
  • Antwoord Reservering: UBL:ApplicationResponse
HRXML Berichttype Geen (alleen UBL berichten)
Processtap A.2. Offerte Proces
Beschrijving Na de Bestelaanvraag start het Offerte Proces waar een aantal berichten elkaar in vraag/antwoord/reactie opvolgen.
  • De Vraag is de Offerteaanvraag.
  • Het Antwoord is de Offerte.
  • De Reactie is een Inkooporder (zie volgende stap) of een Afwijzing van de Offerte.

Deze processtap is optioneel.
UBL Berichttype Geen (alleen externe berichten)
HRXML Berichttype Geen (alleen externe berichten)
Processtap A.3. Inkooporder
Beschrijving De Inkoper maakt een Inkooporder aan. Dit kan op basis van een goedgekeurde Bestelaanvraag, of een gegunde Offerte.  Er wordt een Harde Verplichting naar het financiële systeem gestuurd.
UBL Berichttype Harde Reservering: UBL:Commitment
HRXML Berichttype Geen (alleen UBL berichten)
Processtap A.4. Tijdschrijven
Beschrijving Bij inhuur schrijft de inhuurkracht tijd in het tijdschrijfsysteem. Na goedkeuring door de verantwoordelijke bij de Klant wordt de tijdkaart naar het financiële systeem verstuurd.
UBL Berichttype N.V.T.
HRXML Berichttype HRXML:Timecard
Processtap A.5. Levering
Beschrijving Bij goederen kan de Leverancier een Advanced Shipping Notice (ASN) sturen. Hierin kondigt de Leverancier de levering aan. De Klant kan zich hiermee voorbereiden op de levering.
UBL Berichttype Geen (alleen externe berichten)
HRXML Berichttype Geen (alleen externe berichten)

Subproces: Van ontvangst tot en met factuur

Afbeelding Ontvangst tot levering

Processtap B.1. Ontvangst
Beschrijving Na levering van de goederen of inhuur boekt de Ontvanger de ontvangst/prestatie in bij de Klant
UBL Geen
HRXML Geen
Processtap B.2. Voorstelfactuur
Beschrijving De Klant stuurt een Voorstelfactuur op basis van de geboekte ontvangst/prestatie. Dit wordt reverse billing genoemd. Deze stap is optioneel en wordt alleen uitgevoerd in overleg tussen Klant en Leverancier. NB: Dit is geen self-billing waarbij de Klant ook het factuurnummer en de datum meegeeft, maar betreft alleen de goederen/prestaties en de bedragen.
UBL Berichttype Geen (alleen externe berichten)
HRXML Berichttype Geen (alleen externe berichten)
Processtap B.3. Factuur
Beschrijving De Leverancier stuurt de Factuur. Dit kan als reactie op een Voorstelfactuur, waarbij hetzelfde bericht wordt aangevuld met een factuurnummer en factuurdatum van de Leverancier. Wanneer er geen Voorstelfactuur wordt gebruikt, verbindt de Financiële Administratie van de Klant de aan de Inkooporder. Bij inhuur kan de Leverancier de eerder ontvangen tijdkaart met de Factuur meesturen als bijlage.
UBL Berichttype Geen (alleen externe berichten)
HRXML Berichttype Geen (alleen externe berichten)
Processtap B.4. Goedkeuring
Beschrijving De Factuur wordt goedgekeurd door een intern proces van de Klant. Bij een gerelateerde Inkooporder die overeenkomt kan dit mogelijk automatisch. Anders dient de Factuur handmatig geaccordeerd te worden door de Klant. Een geaccordeerde factuur zal als FactuurAkkoord naar de financiële administratie worden gestuurd.
UBL Berichttype UBL:Invoice
HRXML Berichttype Geen (altijd UBL bericht)