Den Haag meldt onjuiste gegevens met Digimelding

Gemeente Den Haag meldt sinds oktober 2015 vermoedelijk onjuiste gegevens in basisregistraties via Digimelding. Dit zogenoemde terugmelden houdt de informatie in de basisregistraties actueel en betrouwbaar. Afnemers van de basisregistraties hebben de wettelijke plicht om mogelijk onjuiste gegevens te melden. Dat kan uniform, betrouwbaar en efficiënt met Digimelding.

In hun contact met burgers en bedrijven gebruiken gemeenten en andere overheidsorganisaties gegevens uit de basisregistraties. Onder meer uit het Handelsregister, de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) en de Basisregistratie Personen (BRP). Soms komen ambtenaren vermoedelijk onjuiste gegevens tegen in deze basisregistraties. Bijvoorbeeld als een gemeente een WOZ-beschikking van een onderneming retour afzender krijgt teruggezonden. Dit melden ze aan de bronhouder van de betreffende basisregistratie, in dit geval de Kamer van Koophandel, zodat deze kan controleren wat de juiste gegevens zijn. Dit heet terugmelden.

Laagdrempelig terugmelden

Voorheen stuurde de gemeente Den Haag terugmeldingen via een e-mail en een intern systeem naar de gegevenshouder. Maar omdat er steeds meer verschillende basisregistraties komen en steeds meer afdelingen binnen de gemeente werken met de basisregistraties, sloot de gemeente Den Haag zich aan op het portaal van Digimelding. Het doel: 1 applicatie voor alle terugmeldingen op basisregistraties. Digimelding maakt het terugmelden voor Den Haag makkelijk en laagdrempelig. Max van Meerten, projectleider terugmelden bij de gemeente Den Haag: ‘Je kunt de status van een terugmelding volgen. Is de melding al in onderzoek genomen? Is het onderzoek inmiddels afgerond? Maar je hoeft zelf niet bij te houden welke terugmeldingen je hebt verstuurd en welke zijn afgerond.’

Terugmelden voor betere kwaliteit

Van Meerten: ‘Een goede kwaliteit van basisregistraties is hard nodig. Want door fouten in de registraties loopt de gemeente geld mis, bijvoorbeeld belasting die niet geïnd kan worden of een uitkering die onterecht wordt uitgekeerd. Ook burgers kunnen er last van hebben, bijvoorbeeld doordat ze een toeslag mislopen waar ze recht op hebben.’ Terugmelden is een van de instrumenten om bij te dragen aan een betere kwaliteit van de gegevens.

Als alle organisaties die werken met de gegevens oplettend zijn, kunnen onjuistheden sneller worden hersteld. Hoe meer gemeenten Digimelding gebruiken en terugmelden, hoe beter de kwaliteit

van onze gegevens is. Doe dus mee, maak er gebruik van.’

Eenvoudig aansluiten met eHerkenning

Het webportaal van Digimelding wordt via Logius gehost, dus je hoeft het niet te installeren. Om toegang te krijgen tot het portaal moet je organisatie wel een eHerkenningsmiddel hebben en in staat zijn om machtigingen aan medewerkers toe te wijzen. ‘Dat is bij ons centraal belegd en daarmee hadden we snel toegang tot Digimelding’, zegt Van Meerten. ‘We lieten aan Logius weten op welke registraties we wilden terugmelden. We kozen ervoor om te beginnen met terugmelden op het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. We gebruiken het Handelsregister op verschillende plekken binnen de gemeente. Het is daarom belangrijk dat deze gegevens kloppen.’

Wie meldt er?

‘Als je organisatie zich aansluit bij Digimelding is het belangrijk hoe je het proces inricht: mag iedereen terugmelden, of zorg je voor nog een controleslag’, legt Van Meerten uit. ‘Onze gemeente is te groot voor 1 centrale plek die bevindingen controleert en doorzet naar Digimelding. Daarom legden we de verantwoordelijkheid bij de afdelingen. De meeste afdelingen hebben een paar medewerkers die terugmelden, ook voor hun collega’s. De terugmeldingen zijn van goede kwaliteit. De Kamer van Koophandel heeft nog geen enkele terugmelding afgekeurd.’

Proces in de gaten houden

Omdat Den Haag voorheen al terugmeldde via een intern systeem is op veel plekken het proces bekend. ‘Dat helpt om Digimelding soepel in te voeren’, zegt Van Meerten. Voor de medewerkers die werken met het Handelsregister is het terugmelden nog wel vrij nieuw. ‘Daardoor duurt het soms lang voor een terugmelding wordt opgepakt. Dat moeten we dus nog goed in de gaten houden.’

Terugmelden met Digimelding webservices

‘Volgend jaar willen wij het terugmelden integreren met ons eigen systeem: de Haagse Bron’, vertelt van Meerten. ‘Medewerkers die inzage hebben in gegevens van de basisregistraties krijgen een online tool die gekoppeld is aan Digimelding en een knop om terug te melden. Dat maakt het terugmelden nog laagdrempeliger’, zegt Van Meerten. ‘Om vanuit ons systeem te kunnen communiceren met Digimelding is het noodzakelijk dat er webservices zijn. Daarom participeren we in het technisch overleg van Digimelding en doen we mee met een pilot, waarin we samen met de Logius en onze leverancier testen hoe de webservices van Digimelding het beste op onze systemen kunnen aansluiten. Onze leverancier

kan zo in een vroeg stadium ervaring opdoen met de webservices van Digimelding.’