Main content

Deze handreiking is geschreven om leveranciers van de Rijksoverheid een richtlijn te geven over de minimale factuurgegevens die door de Rijksoverheid geëist worden in een elektronische factuur (e-factuur). Door deze richtlijn te volgen worden ingestuurde facturen gemakkelijker verwerkt in de administratie en hierdoor sneller uitbetaald.

Versiegegevens

Publicatiedatum: april 2021

Hulp bij versturen van e-facturen

Het versturen van een e-factuur kan op diverse manieren, bezoek de helpdesk e-factureren voor meer informatie. Of gebruik de e-Factuurwijzer.

Wat is de handreiking basisfactuur Rijk?

De handreiking basisfactuur Rijk beschrijft welke factuurgegevens minimaal vermeld dienen te zijn in een e-factuur. Voor circa 90% van de facturen aan de Rijksoverheid zijn de factuurgegevens die beschreven zijn in de handreiking basisfactuur Rijk voldoende om te kunnen verwerken. In de overige gevallen worden aanvullende factuurgegevens vereist die beschreven staan in het contract dat is aangegaan door de leverancier met de Rijksoverheid.

Opmaken basisfactuur Rijk

In het overzicht hieronder vindt u alle factuurgegevens die op een basisfactuur aan het Rijk vermeld moeten worden.

Laat u goed informeren door uw klant (de overheidsorganisatie) over de referentie of het ordernummer (zie 1.5) op de factuur en welke invulinstructie moet worden gevolgd. Het vermelden van een onjuiste referentie (bijvoorbeeld met een prefix, spaties, punten of een verkeerd ordernummer) kan leiden tot een langere verwerkingstijd van uw e-factuur. Bijlagen kunnen worden toegevoegd met een maximum van 9 en een totale maximum bestandsgrootte van 20 MB.

Indien uw e-factuur niet alle vereiste factuurgegevens bevat zal deze automatisch geweigerd worden. U wordt hierover geïnformeerd via een e-mail naar het e-mailadres dat u bij uw leveranciersgegevens vermeld heeft in de e-factuur. In de e-mail staat vermeld welke factuurgegevens ontbreken.

Technische implementatie basisfactuur Rijk

Naast deze handreiking zijn er aanvullende documenten die helpen bij de technische implementatie. Deze technische documentatie is bedoeld voor softwareleveranciers en serviceproviders.

Deze technische documentatie kan worden geraadpleegd op de website van Logius. In het zip-bestand ‘Technische implementatie Basisfactuur’ vindt u de berichtspecificaties en voorbeeldbestanden van de door de Rijksoverheid ondersteunde standaarden (Peppol BIS 3, NLCIUS, UBL-OHNL).

 

Gegevens op hoofdniveau

Verplicht Voorbeeld vulling Opmerking
1.1 Factuurnummer Ja 1122334455  
1.2 Factuurdatum Ja 2017-12-28  
1.3 Factuuromschrijving kop Aanbevolen Factuur deellevering 1 Geef een algemene omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
1.4 Valuta Ja EUR Gebruik in de basisfactuur op alle plaatsen dezelfde valutacode.
1.5 Ordernummer / referentie Ja 123456 De basisfactuur heeft altijd betrekking op 1 inkoopopdracht.
 

Leverancier partij

Verplicht Voorbeeld vulling Opmerking
2.1 Naam Ja Leverancier B.V.  
2.2 KVK-nummer Ja 3123764 KVK-nummer wordt gebruikt voor identificatie en is wettelijk verplicht. Geldt voor u deze verplichting niet, maak dan specifieke afspraken met de ontvanger van de factuur
2.3 BTW-nummer Ja NL73847292B01 Indien u BTW-plichtig bent moet dit vanuit de wetgeving op een factuur vermeld worden
2.4 Straat + huisnummer Ja Leveranciersstraat 1 Straat en huisnummer dienen te worden samengevoegd in XML
2.5 Postcode Ja 1234 AA  
2.6 Plaats Ja Den Haag  
2.7 Land Ja NL  
2.8 Contactpersoon e-mailadres Ja jan@leverancierbv.nl Let op, belangrijk! U ontvangt geen bevestiging als een e-factuur goed is aangekomen, maar u ontvangt een mail op dit mailadres mocht er een probleem optreden tijdens de verzending
 

Klantpartij

Verplicht Voorbeeld vulling Opmerking
3.1 Naam Ja Ministerie ABC  
3.2 OIN Ja 00000001003214345000 Geef uitsluitend het 20-cijferig nummer op
3.3 Straat + huisnummer Ja Binnenhof 1 Straat en huisnummer dienen te worden samengevoegd in XML
3.4 Postcode Ja 4321 AA  
3.5 Stad Ja Den Haag  
3.6 Land Ja NL  
 

Betalingsgegevens

Verplicht Voorbeeld vulling Opmerking
4.1 IBAN Ja NL42INGB000364728 Dit kan ook een banknummer zijn buiten de EU
 

Belasting

Verplicht Voorbeeld vulling Opmerking
5.1 Belastbaar bedrag Ja 200.00 Let op: Scheidingsteken voor decimalen moet een punt zijn voor alle bedragen in de BFR
5.2 Bedrag belasting Ja 42.00  
5.3 BTW Percentage Ja 21 Dit kan de waarde 0, 9 of 21 zijn
 

Totalen

Verplicht Voorbeeld vulling Opmerking
6.1 Factuurbedrag exclusief BTW Ja 200.00 Betreft het factuurbedrag exclusief BTW. Korting en toeslagen maken geen deel uit van de basisfactuur
6.2 Factuurbedrag inclusief BTW Ja 242.00 Betreft het factuurbedrag inclusief BTW. Korting en toeslagen maken geen deel uit van de basisfactuur
 

Factuurregels

Verplicht Voorbeeld vulling Opmerking
7.1 Factuurregelnummer Ja 1  
7.2 Orderregel verwijzing Aanbevolen 1 Indien bekend, dan vermelden. Dit zorgt voor een snellere verwerking en betaling
7.3 Naam/omschrijving van de geleverde goederen of diensten Ja Insteekhoezen  
7.4 Gefactureerde hoeveelheid Ja 10.00  
7.5 Stuksprijs Ja 20.00  
7.6 Factuurregelbedrag exclusief BTW Ja 200.00 Factuurregelbedrag exclusief BTW = prijs x hoeveelheid
7.7 BTW Percentage Ja 21 Dit kan de waarde 0, 9 of 21 zijn
 

Tijdkaart gegevens (alleen bij inhuur)

Verplicht Voorbeeld vulling Opmerking
8.1 Tijdkaart Verwijzing
Optioneel: #tijdkaartregel
Aanbevolen 43665456#3 Geef hier het TimeCardID aan van het ontvangen(of verstuurde) tijdkaartbericht waarop de factuurregel is gebaseerd, optioneel gevolgd door een #Tijdkaart-regelnummer