E-factureren: hoe werkt het?

Hoe maak ik een e-factuur voor de Rijksoverheid?

Bent u leverancier van de Rijksoverheid en wilt u e-facturen versturen? Dan kunt u het document “Handreiking Basisfactuur Rijk” gebruiken. Hierin staat hoe en welke gegevens een basis-e-factuur moeten staan. Als u de richtlijnen uit de handreiking volgt, maakt dit de verwerking en betaling van de e-factuur bij de betreffende Rijksdienst makkelijker en sneller.

Naast de handreiking zijn er aanvullende documenten die u helpen bij de technische implementatie van e-factureren. In het zip-bestand Technische implementatie basisfactuur vindt u de berichtspecificatie op basis van de OHNL-standaard en een voorbeeldbestand van de basisfactuur.

Meer documenten vindt u op de pagina Documentatie.

Aan wie kan ik een e-factuur sturen binnen de Rijksoverheid?

Alle onderdelen van de Rijksoverheid kunnen e-facturen ontvangen. Om de e-factuur naar de juiste organisatie binnen de Rijksoverheid te sturen, moet u het Organisatie-identificatienummer (OIN) gebruiken.

Hoe kunnen leveranciers e-facturen sturen aan de Rijksoverheid?

U kunt als leverancier op de volgende manieren e-facturen sturen aan de Rijksoverheid:

U kunt aansluiten op het e-factuurportaal om e-facturen te sturen. U logt dan in bij een webportaal om uw factuur in te voeren en te verzenden. E-factureren via het leveranciersportaal is onder andere geschikt voor leveranciers die:

  • kleine volumes facturen versturen (bijvoorbeeld enkele per maand);
  • geen bezwaar hebben tegen handmatig invoer in een portaal;
  • geen extra kosten willen maken voor het versturen van een e-factuur;
  • niet de (technische) mogelijkheden hebben voor een uitgebreide ICT-infrastructuur.

Kosten

Het gebruik van het e-factuurportaal is gratis.

Wilt u uw facturen niet handmatig invoeren? En heeft een geautomatiseerde ICT-infrastructuur, of de mogelijkheid om die op te zetten? Dan kunt u ook rechtstreeks aansluiten op Digipoort. Hiervoor doorloopt u een aansluitproces op Digipoort.

E-factureren via een directe koppeling met Digipoort is geschikt voor leveranciers die:

  • grote volumes facturen versturen (circa meer dan 50 per week);
  • e-facturatie volledig willen automatiseren;
  • rechtstreeks verbinding met Digipoort willen;
  • een uitgebreide geautomatiseerde ICT-infrastructuur hebben, of de mogelijkheid om die op te zetten.

Simplerinvoicing is een netwerk van leveranciers voor boekhoudsoftware en dienstverleners die afspraken hebben gemaakt over standaardisatie van e-facturen. Zowel voor het sturen van e-facturen tussen bedrijven onderling (business-to-business) als van het bedrijfsleven naar de overheid.

Het Simplerinvoicing-netwerk maakt het mogelijk om eenvoudig e-facturen te sturen tussen alle aangesloten bedrijven en de overheid.

Hoe werkt Simplerinvoicing?

De meeste administratiesoftware die Nederlandse bedrijven gebruiken, is geschikt om via het Simplerinvoicing-netwerk e-facturen te sturen. Het accespoint van de Rijksoverheid converteert uw Simplerinvoicing-factuur automatisch naar een e-factuur in het overheidsformaat. Daarna wordt uw factuur via Digipoort verzonden naar de betreffende Rijksdienst.

U kunt uw factuur aan de Rijksoverheid ook sturen via een intermediair. Er zijn verschillende dienstverleners die u kunnen helpen. E-factureren via een intermediair is geschikt voor leveranciers die:

  • middelgrote volumes facturen versturen (circa 20 per week);
  • het e-facturatieproces volledig willen automatiseren;
  • geen mogelijkheid hebben om zelf rechtstreeks aan te sluiten op Digipoort, bijvoorbeeld omdat het te complex is om de eigen ICT-infrastructuur aan te passen of op te zetten.

Kosten

Eventuele kosten zijn afhankelijk van uw intermediair.

Contact en ondersteuning

Zoekt u zakelijk contact met Logius? Het Servicecentrum is op werkdagen van 08.00 tot 17.00 uur actief.