Optimale efficiëntie met Peppol

De Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) viert in 2024 haar vierjarig bestaan. Sinds de oprichting is er veel bereikt. De uitvoering van de NPa ligt inmiddels volledig bij Logius. NPa-coördinator Güldeniz Isik: “De overheid omarmt Peppol. Hiermee geven we het signaal af dat Peppol de blijvende standaard is in het e-procurementdomein.”

Een standaard voor alle digitale berichten die te maken hebben met de inkoop en verkoop van producten en diensten, of dat nu een eerste offerte is of de eindafrekening. Dat is in het kort waar Peppol voor staat. Peppol is de afkorting voor ‘Pan European Public Procurement OnLine’, maar de standaard wordt inmiddels wereldwijd gebruikt. Geen pdf meer als bijlage bij een mail, maar hetzelfde digitale format voor iedereen. Wereldwijd op dezelfde manier ingevuld en beveiligd verstuurd.

Wat daar de voordelen van zijn? Güldeniz Isik: “Standaard verwerken betekent geautomatiseerd verwerken. Dus krijg je als leverancier eerder je geld en is er minder kans op fouten. En heb je als opdrachtgever alle gegevens klaar voor gebruik in je boekhouding en je belastingaangifte. Verzenden gaat makkelijk en veilig. Wie er niet bij hoeft, kán er ook niet bij.”

Dé blijvende standaard

Peppol bestaat al sinds 2008. Sinds oktober 2020 valt binnen Nederland het beheer en toezicht ervan onder de overheid. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft dat jaar de NPa opgericht en de uitvoering belegd bij Logius en RVO. Sinds 1 januari 2024 ligt de uitvoering alleen bij Logius.

Dat de overheid Peppol omarmt, is een belangrijke omschakeling, vertelt Güldeniz: “Hiermee geven we het signaal af dat Peppol de blijvende standaard is in het e-procurementdomein. De afgelopen jaren namen de verwerkte berichten via het Peppol-netwerk gestaag toe. En op LinkedIn hebben we inmiddels duizend volgers. Onze ambitie is om Peppol in de komende jaren nog steviger neer te zetten.’

Technisch en functioneel/communicatief

Sinds de oprichting heeft de NPa veel voor elkaar gekregen. De NPa onderzocht wat beter kon en anders moest en bouwden een organisatie op. Ook werden nieuwe werkwijzen voor alle processen opgesteld. Allemaal zodat Peppol voor bedrijven en overheden dé standaard is en blijft. De NPa houdt zich nu bezig met het optimaliseren van de Peppol-functionaliteiten die softwareleveranciers van boekhoud- en ERP-pakketten hebben ingebouwd. Daarnaast wordt samengewerkt met verschillende partijen aan de veiligheid en compliancy van het Peppol-netwerk. 

ADOPTIE

Bovenaan het verlanglijstje van de NPa staat met hoofdletters ADOPTIE, geeft Güldeniz aan: “Peppol moet echt nog omarmd worden door het Nederlandse bedrijfsleven. Want hoe meer organisaties en bedrijven aan boord komen, hoe beter Peppol werkt.”

De standaard is namelijk gebaseerd op het zogeheten ‘vier corner-model’: de leverancier met zijn eigen boekhouding, de serviceprovider van de leverancier, de serviceprovider van de opdrachtgever én de boekhouding van de opdrachtgever.

Maar zover is het nog niet, geeft Güldeniz aan. “Veel (grotere) bedrijven hebben hun eigen standaarden ontwikkeld. Zij hebben er moeite mee om over te stappen op een heel ander systeem. Gelukkig zijn er mooie vorderingen gemaakt in de afgelopen jaren op dat vlak. 

Zo geldt er inmiddels een e-facturatieverplichting voor leveranciers van de Rijksoverheid, net als voor aanbestedingsplichtige organisaties. Rijksoverheden zijn dan ook verplicht om e-factureren te ondersteunen. Maar ook binnen de private sector worden er stappen gezet. Mooie voorbeelden daarvan zijn KPN, UWV, Rabobank, Randstad en MKB Brandstof;  grote partijen die al zijn aangesloten op Peppol. Daarnaast zijn er gesprekken gaande met andere grote partijen; dat helpt bij die adoptie. 

Kleinere bedrijven vinden aansluiten op Peppol soms gedoe. Maar dat hoeft niet zo te zijn, dikke kans dat je via jouw ERP- of boekhoudpakket al met Peppol kunt verzenden. Zo niet, dan kun je Peppol samen met een serviceprovider integreren in je bedrijfsproces of gebruik maken van een factuurportaal. Verder is het belangrijk dat we blijven uitleggen wat je eraan hebt. Dat Peppol helpt om sneller en veiliger zaken te doen.”

Internationale samenwerking

Waar de samenwerking bínnen Nederland al bijzonder is door de krachtenbundeling van BZK en Logius, is dat nog niets vergeleken met de internationale samenwerking. Peppol is namelijk niet een Nederlandse, zelfs niet Europese, maar een wereldwijde standaard waarbij inmiddels ruim vijftig landen zich hebben aangesloten. Veel van die landen hebben een Peppolautoriteit. Güldeniz: ”Die vertegenwoordigt dat land in de wereldwijde governance. De Peppolautoriteiten maken daar samen bijvoorbeeld afspraken over de verdere inrichting en uitvoering van het achterliggende afsprakenstelsel.”

De Nederlandse Peppolautoriteit leidt sinds enige tijd zelfs de wereldwijde Peppol Authority Community. NPa-collega Roel Crooijmans vertegenwoordigt Nederland in die community en bepaalt daardoor mede wat er op de agenda komt. Güldeniz: “Dit is een mooie stap om ervoor te zorgen dat we voldoende inspraak hebben over en bij Open Peppol, zodat we kunnen sturen op het zo goed mogelijke gebruik van Peppol. En dat levert weer optimale efficiëntie op voor onze ondernemers en overheden. Want daar doen we het uiteindelijk allemaal voor!”

Meer informatie

Op de website van de Nederlandse Peppolautoriteit staat meer informatie over de NPa. Op de adoptiewebsite van Peppol leest u meer over de voordelen van Peppol en de meest efficiënte manier om aan te sluiten. Ook vindt u er antwoord op een lijst van veelgestelde vragen.

Wilt u Peppol volgen op LinkedIn? Dat kan hier.