Van stapels papier naar een paar drukken op de knop

Tot een kleine tien jaar geleden moesten micro, kleine en middelgrote ondernemers hun jaarrekening op papier inleveren. Stapels papier ging via de post naar de KVK. Onhandig, onveilig en veel werk. In een goede samenwerking tussen partijen als leveranciers van financiële software, Logius, de KVK, ministerie EZK, en de NBA is het stap voor stap mogelijk gemaakt om op een makkelijkere en veiligere manier een jaarrekening te deponeren. Namelijk digitaal. Vorig jaar is dat zo’n 860.000 keer met succes gedaan.

‘Ik vind echt dat we werken aan een kunstwerk. Een kunstwerk dat nooit echt helemaal af is. We blijven namelijk verbeteren en doorontwikkelen’, geeft Said Hafidoun aan. Hij werkt sinds 2020 bij de KVK aan het project digitaal deponeren van de jaarrekeningen. ‘Bijna tien jaar geleden zijn we begonnen met micro en kleine bedrijven. Zij hoeven in hun jaarrekening relatief weinig informatie te delen. Met deze aanpak konden we de complexiteit steeds verder uitbreiden. Inmiddels kunnen ook middelgrote bedrijven hun jaarrekening digitaal deponeren. Er ligt nu een mooie basis om verder op te bouwen. We zijn aan het voorbereiden dat ook grote bedrijven de jaarrekeningen digitaal kunnen deponeren. Het is goed dat we dit zorgvuldig aan het uitrollen zijn, zo kunnen we continu leren wat er beter moet in het proces.’

Veel voordelen

Het digitaal deponeren voorziet in een grote behoefte bij de ondernemers. ‘Je kunt nu sneller inzien wat de status is. Is het goed binnengekomen en voldoet het aan de eisen? Daarnaast wordt er gewerkt met een verplicht standaard format, dat maakt het invullen ook makkelijker. Voor uitvragende partijen is het ook fijn dat het via een vast format gaat. Documenten kunnen veel makkelijker met elkaar worden vergeleken. Het is daarnaast ook veiliger, want we zijn op deze manier af van de gevoelige stroom: de post. Zo kan de levering via post er te lang over doen waardoor de wettelijke deponeringstermijn onder druk komt te staan of nog erger een poststuk kan zoekraken.'

860.000 jaarrekeningen succesvol gedeponeerd

Vorig jaar zijn er zo’n 860.000 jaarrekeningen met succes digitaal gedeponeerd. ‘De meeste jaarrekingen worden tegen het einde van het jaar in een korte periode gedeponeerd. De systemen kunnen dat tegenwoordig zonder blikken of blozen verwerken', vertelt Said. 'Dat is echt knap. Voor de indiener voelt dat als een vanzelfsprekendheid. Daar gaat echter een gaaf, maar complex traject aan vooraf.’

Bijzondere samenwerking  

Om dit goed voor elkaar te krijgen, is het belangrijk om de hele keten erbij te betrekken. ‘Naast dat je dan veel kennis in huis hebt, kun je de vragen waar men mee tegenaan loopt neerleggen bij de organisatie die er het meest vanaf weet,’ legt Said uit. ‘Logius speelt ook een belangrijke regierol in de keten. De kennis over Digipoort is belangrijk, maar ook over XBRL. Dat is het format waar de jaarrekening in gemaakt wordt.’