Hoe werkt e-factureren?

Een e-factuur is een elektronisch bestand dat per computer wordt aangeleverd. Een e-factuur wordt automatisch verwerkt. Facturen die per e-mail worden gestuurd, bijvoorbeeld als pdf, zijn geen e-facturen. E-facturen worden vaak rechtsreeks gestuurd vanuit administratie- of boekhoudsoftware. Maar e-factureren kan ook via een factuurportaal. Alle onderdelen van de Rijksoverheid kunnen e-facturen ontvangen en de meeste van de overige overheden ook.

E-factureren is verplicht

De Rijksoverheid en alle overige aanbestede diensten (zoals gemeenten, provincies en waterschappen) kunnen e-facturen ontvangen en verwerken. Voor iedereen die goederen of diensten aan de Rijksoverheid levert is e-factureren verplicht.

Verschillende manieren om een e-factuur te sturen

U kunt e-facturen vaak rechtsreeks sturen vanuit uw administratie- of boekhoudsoftware. Vraag hiernaar bij uw ICT-leverancier. Vaak gaat dit via een e-factuurportaal van Peppol. Dat kan rechtstreeks of via een intermediair of leverancier die is aangesloten op het e-factuurportaal Peppol. Maar e-factureren kan ook via het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid.

E-factuur sturen via Logius

Als u veel e-facturen stuurt, dan kunt u overwegen een rechtstreekse aansluiting op Digipoort te nemen.

Wat staat er allemaal in een e-factuur?

Omdat een e-factuur automatisch moet worden verwerkt, is het belangrijk dat er altijd hetzelfde in staat, en dat de informatie op dezelfde plek staat. Logius beheert de zogenaamde Handreiking basisfactuur Rijk. Daarin kunnen ondernemers zien wat ze allemaal moeten invullen als ze een e-factuur sturen. Softwareleveranciers gebruiken deze lijst om ervoor te zorgen dat e-factureren goed werkt in hun softwareprogramma’s.

Organisatie-identificatienummer (OIN) in een e-factuur

Een belangrijk onderdeel van een e-factuur is het Organisatie-identificatienummer (OIN). Dat is een uniek nummer, waardoor het systeem weet om welke organisatie het gaat. Bent u leverancier en weet u niet welk OIN u moet gebruiken op een e-factuur? Vraag dit dan aan uw opdrachtgever. U kunt OIN's ook opzoeken in de Peppol Directory.

Informatie voor softwareleveranciers

Bekijk de Handreiking Basisfactuur Rijk. Aanvullende documenten die u kunnen helpen bij de technische implementatie van e-factureren vindt u bij de documentatie. Hier vindt u onder andere de technische implementatie Basisfactuur Rijk. Bekijk ook informatie over aansluiten op Digipoort.