Inkoopdomein Rijksoverheid zoekt aansluiting bij de markt

Sinds enige tijd is de internationale ICT-standaard voor het digitaal zakendoen, de Peppol BIS, door Forum Standaardisatie toegevoegd aan de lijst met aanbevolen standaarden. Justin de Jager, in zijn toenmalige rol van beleidsmedewerker e-facturatie (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Directie Digitale Overheid), heeft destijds het initiatief genomen om dit voor elkaar te krijgen. Peppol BIS maakt geautomatiseerde uitwisselingen van e-procurementberichten mogelijk, zoals e-orders, e-facturen, elektronische statusupdates en andere inkoopberichten.

“Er zijn zoveel voordelen te verbinden aan e-facturatie. Het werkt minder foutgevoelig, is sneller en bevordert de efficiëntie van het financiële verwerkingsproces. Wat e-facturatie nog gemakkelijker en laagdrempeliger maakt is dat er gebruikt gemaakt wordt van een open berichtenstandaard, de Peppol BIS V3. Een open berichtenstandaard heeft als voordeel dat ieder softwarepakket er vrij gebruik van mag maken. Daarmee kunnen verschillende softwarepakketten berichten uitwisselen op basis van diezelfde Peppol BIS taal.", legt Justin enthousiast uit. Justin houdt zich momenteel bezig met de digitalisering van de Rijksinkoop en eerder met overheidsbreed beleid ten aanzien van e-factureren en e-procurement.

Aansluiten op de markt

Waarom was het zo belangrijk om Peppol BIS op de lijst van Bureau Forum Standaardisatie (BFS) te krijgen? “Peppol BIS is ontwikkeld in Europees verband om handen en voeten te geven aan de e-facturatie verplichting voor aanbestedende organisaties. Niettemin is de Peppol BIS standaard niet opgenomen als vereiste om aan de e-facturatie eis te voldoen. Om duidelijkheid te geven aan overheidsorganisaties, en daarmee aan hun leveranciers, is dus gekozen om de Peppol BIS standaard op de lijst met aanbevolen standaarden te zetten. Inmiddels werken niet alleen overheidsorganisaties met e-facturatie via Peppol, ook grote partijen zoals KPN en Rabobank gebruiken deze open standaard bijvoorbeeld. Een mooi voordeel is dat met het gebruik van deze open standaard de overheid direct aansluit op de processen van de markt, in plaats van dat de markt zich moet aanpassen aan de processen van de overheid. Met het gebruik van de Peppol BIS standaard kan de overheid dan ook naadloos communiceren met veelgebruikte softwarepakketten zoals Afas, Moneybird, Informer en Exact.”

BOMOS meting en Peppol

Om goede beleidsmatige keuzes te kunnen maken is het van belang om via gedegen onderzoek de relevante bevindingen op objectieve en herleidbare wijze inzichtelijk te maken. Om beleid- en uitvoeringsevaluaties te kunnen uitvoeren die gaan over het beheer van standaarden en stelsels is door de afdeling Standaarden van Logius het zogenaamde BOMOS-model ontwikkeld. BOMOS staat voor Beheer en Ontwikkelmodel voor Open Standaarden. Het is een verzameling van good-practises over het goed inrichten van het beheer van een standaard. Deze good-practices zijn ook prima toe te passen op de inrichting van het beheer van een afsprakenstelsel.

BOMOS staat dan ook aan de wieg van de intensievere betrokkenheid van de overheid bij het beheren en toezichthouden op het Peppolnetwerk. Zo is in 2019 een BOMOS meting uitgevoerd door de afdeling Standaarden van Logius dat mede heeft bijgedragen aan de herpositionering van de Peppolautoriteit naar het publieke domein.

In relatie tot Peppol BIS V3 zijn de bevindingen uit de BOMOS meting gebruikt als onderbouwing om te kunnen voldoen aan de criteria van de pas toe of leg uit lijst van Bureau Forum Standaardisatie.

Hoe een standaard op de lijst komt

Om een standaard op de lijst van Forum Standaardisatie te krijgen, wordt er goed samengewerkt met Bureau Forum Standaardisatie. Het begint heel simpel met het indienen van het verzoek. Zo heeft Justin het ook aangepakt voor de Peppol BIS V3 standaard. “Nadat het verzoek is ingediend, wordt dit door BFS onderworpen aan een eerste afweging. Als BFS besluit dat het verzoek voldoende basis biedt voor een vervolg, volgt een strenge intake. Hiermee bepalen ze of de standaard volwassen genoeg is, of het beheer structureel op een goede wijze is ingeregeld en of het gebruik door de overheid van toegevoegde waarde is. Volgt er een positief advies dan wordt een onderzoek gestart door een extern adviesbureau. Stakeholders, zowel binnen als buiten de overheid, worden geconsulteerd. Het hele proces heeft voor Peppol BIS ongeveer een jaar geduurd en wordt echt met precisie uitgevoerd.”

Aanbevolen of verplichte standaard?

De uitgebreide intake door Forum Standaardisatie vond Justin erg waardevol. “Bij de intake krijg je als beleidsmaker goed zicht op hoe haalbaar het is om een standaard de status 'aanbevolen' of zelfs 'verplicht' te geven. Dit wordt heel objectief benaderd. Is de standaard nog niet helemaal rijp, dan komt de aanbevolen lijst in beeld. Je gaat een proces in waar zaken worden geobjectiveerd. Kom je op de lijst? Dan wordt het heel serieus genomen bij nieuwe aanbestedingen door overheden.” Justin sluit af met het advies om gewoon het gesprek met Forum Standaardisatie aan te gaan. “Indien je als beleidsmaker maatschappelijke meerwaarde ziet in het gebruik van een bepaalde open standaard en wil dat overheidsorganisaties hiermee gaan werken, wees dan assertief en neem contact op met Forum Standaardisatie. Zij kunnen je goed adviseren over de haalbaarheid en hebben dus met de pas toe of leg uit-lijst ook een belangrijk instrument in handen om de adoptie van een open standaard overheidsbreed te bevorderen.”