Hoofdinhoud
Uitleg machtigingenproces (algemeen)
Particulieren, ondernemers en organisaties kunnen een intermediair, zoals een belastingadviseur, boekhouder of administratiekantoor, machtigen om namens hen digitale berichten van de Belastingdienst, Dienst Toeslagen en UWV op te halen via Digipoort. Om dit mogelijk te maken, moet een machtiging worden geregistreerd in het Machtigingenregister.
Registratie van machtigingen voor de Belastingdienst
Een machtiging voor digitale berichten van de Belastingdienst is specifiek en gericht op:
- 1 klant,
- 1 digitale dienst, en
- 1 aangifte- of toeslagjaar.
Bij de registratie van een machtiging voor een belastingonderdeel gelden de volgende regels:
- Voor de volgende berichten moet ieder jaar een machtiging of eenmalig een doorlopende machtiging worden geregistreerd:
- Serviceberichten Aanslag (inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting en btw).
- Servicebericht Toeslagen.
- Gegevens van de vooraf ingevulde aangifte.
- Voor bepaalde berichten volstaat een eenmalige machtiging, zoals:
- Serviceberichten Uitstel.
- Factuurspecificaties motorrijtuigenbelasting grootwagenparkhouder (GWH-regeling).
Registratie van machtigingen voor het UWV
Voor digitale berichten vanuit het UWV geldt dat de machtiging per dienst wordt geregeld. In tegenstelling tot de Belastingdienst is hier doorgaans slechts een eenmalige machtigingsregistratie nodig.
Uitleg machtigingenproces (stappen voor aanvragen machtiging + koppelen van softwarepakket)
Het machtigingsproces voor boekhouders, belastingadviseurs, administratiekantoren of andere intermediairs bestaat uit verschillende stappen. Hieronder wordt elke stap toegelicht.
- Verzoek voor registratie van een machtiging
De intermediair start het proces door via een gekoppeld softwarepakket een verzoek in te dienen voor de registratie van een machtiging. Dit verzoek is gericht op de klant die de intermediair vertegenwoordigt en is gekoppeld aan specifieke digitale diensten. - Brief aan de klant
Na het indienen van het verzoek ontvangt de klant een brief van de Belastingdienst, Dienst Toeslagen of UWV. In deze brief wordt gevraagd om toestemming te geven voor de registratie van de machtiging. De manier waarop de klant toestemming geeft, hangt af van de berichtensoort: - Opt-out-brief (geen bezwaar):
- De klant hoeft niet te reageren als hij geen bezwaar heeft tegen de machtiging.
- Dit proces geldt bij de Belastingdienst voor Serviceberichten Aanslag.
- Activeringscode:
- De klant geeft de activeringscode, vermeld in de brief, door aan de intermediair. De intermediair vult deze code in via de gekoppelde software.
- Dit proces geldt bij de volgende berichten:
- Bij de Belastingdienst: Vooraf ingevulde aangifte, Doorlopende machtigingen, Serviceberichten Uitstel, en Factuurspecificaties motorrijtuigenbelasting grootwagenparkhouder.
- Bij Dienst Toeslagen: Doorlopende machtigingen en Serviceberichten toeslagen.
- Bij UWV: Eigenrisicodrager Ziektewet, Financiële informatie WW bij Onwerkbaar weer en WW bij Werktijdverkorting, Financiële informatie ZW/WAZO, en Ziek en Zwanger.
- Actie van de klant
De klant heeft twee opties:- Toestemming geven: Wanneer de klant de machtiging goedkeurt, wordt de registratie van de machtiging actief.
- Geen toestemming geven: Als de klant de machtiging niet wil goedkeuren, staat in de brief beschreven welke acties hij moet ondernemen. Zonder toestemming kan de intermediair geen gegevens ophalen.
Koppelen van het softwarepakket aan Digipoort
Een softwareleverancier levert de geschikte software waarmee de intermediair de machtigingsregistraties voor de klanten kan aanvragen. Deze aangifte- en administratiesoftware moet geschikt zijn voor Standard Business Reporting en gekoppeld zijn met Digipoort. Meer informatie over SBR is te lezen op de SBR pagina Wat is SBR. Meer informatie over het aanvragen van Digipoort en het koppelen van uw softwarepakket is te vinden op de pagina Wat is Digipoort.
Uitleg machtigingenproces (rol vertegenwoordigde)
Als vertegenwoordigde kunt u in het portaal Machtigingenregister Digipoort machtigingen voor organisatie(s) inzien die namens u zaken doen met de Belastingdienst of Dienst Toeslagen. Deze machtigingen kunnen op elk gewenst moment worden ingetrokken. Zowel de actuele machtigingen als de machtigingen uit het verleden zijn in te zien. Inloggen op het portaal gaat via DigiD.
Uitleg machtigingenproces (rol gemachtigde)
Als gemachtigde kunt u in het portaal Machtigingenregister Digipoort machtigingen voor klanten inzien waarvoor u gemachtigd bent. Deze machtigingen kunnen op elk gewenst moment worden ingetrokken. Zowel de actuele machtigingen als de machtigingen uit het verleden zijn in te zien. Als u de machtiging intrekt informeert u ook de klant. Een intrekking van een machtiging heeft namelijk als gevolg dat de dienstverlening per direct wordt beëindigd. Inloggen op het portaal gaat via eHerkenning.
Uitleg proces inzien machtigingen
Intermediairs en hun klanten kunnen een machtigingsregistratie op elk moment inzien en intrekken.
Als intermediair doet u dit in het softwarepakket waarmee u met Digipoort bent gekoppeld. Kunt u de machtiging niet meer intrekken via de software? Dan kunt u inloggen op het portaal Machtigingenregister Digipoort.
Machtigingen inzien als particulier of ondernemer: log in met DigiD op het portaal Machtigingenregister Digipoort.
De machtigingen zijn geregistreerd op het Burgerservicenummer (BSN) van de vertegenwoordigde en op het KVK-nummer of RSIN van uw intermediair.
Machtigingen inzien als organisatie: log in met eHerkenning op het portaal Machtigingenregister Digipoort.
De machtigingen zijn geregistreerd op RSIN (Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer), KVK-nummer of FI-nummer (fiscaal nummer) van de vertegenwoordigde organisatie en op het KVK-nummer of RSIN van de intermediair.
Uitleg proces intrekken machtigingen
Particulieren, ondernemers, intermediairs en medewerkers van organisaties kunnen een registratie van een machtiging op elk moment intrekken.
Machtigingen intrekken als particulier of ondernemer: Klanten met machtigingen die geregistreerd loggen in met DigiD op het portaal Machtigingenregister Digipoort.
Machtigingen als organisatie: Klanten met machtigingen die geregistreerd zijn op het RSIN van de organisatie loggen in met eHerkenning op het portaal Machtigingenregister Digipoort.
Machtiging intrekken als intermediair: een intermediair doet een intrekking in eerste instantie via het eigen softwarepakket die met Digipoort gekoppeld is. Als het niet meer lukt om de machtiging in te trekken via het softwarepakket dan kan de machtiging worden ingetrokken via het portaal Machtigingenregister Digipoort.
Om de registratie van een machtiging in te trekken, kunnen klanten van intermediairs de registratiebrief die zij van de Belastingdienst hebben kregen naar Logius sturen. Dit mag ook een kopie zijn. Het formulier Afwijzen/intrekken machtigingsregistratie van Logius kan hier ook voor gebruikt worden.
Goed om rekening mee te houden: voor een aantal digitale berichten van de Belastingdienst is voor ieder belastingjaar een aparte machtigingsregistratie nodig. Deze machtigingsregistratie moet ook apart worden ingetrokken. Het kan dus voorkomen dat zowel de doorlopende machtiging inkomstenbelasting, de machtigingen voor Servicebericht Aanslag inkomstenbelasting 2023 (en 2022 en 2021) als de machtigingen voor de gegevens van de vooraf ingevulde aangifte 2023 worden ingetrokken.