Main content

Uitleg machtigingenproces (algemeen)

Particulieren, ondernemers en organisaties kunnen voor hun zaken een intermediair (belastingadviseur, boekhouder, administratiekantoor of andere intermediairs) machtigen om namens hen digitale berichten van de Belastingdienst, Dienst Toeslagen en/of UWV op te halen via Digipoort. Zo’n machtiging moet worden geregistreerd.

Een registratie van een machtiging voor de digitale berichten van de Belastingdienst gaat over 1 klant, over 1 digitale dienst en over 1 aangifte- of toeslagjaar. Bij de registratie van een machtiging voor een belastingonderdeel geldt dat:

  • ieder jaar een machtiging, of eenmalig een doorlopende machtiging, geregistreerd moet worden voor de volgende berichten:
    • Serviceberichten Aanslag (inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting en btw)
    • Servicebericht toeslagen
    • Gegevens van de vooraf ingevulde aangifte
  • eenmalig een machtiging voor Serviceberichten Uitstel moet registreren.
  • eenmalig een machtiging registreert voor Factuurspecificaties motorrijtuigenbelasting grootwagenparkhouder (GWH-regeling).

Een registratie van een machtiging is voor digitale berichten vanuit UWV per dienst geregeld. Bij de registratie van een machtiging voor UWV geldt:

  • een eenmalige machtigingsregistratie.

Uitleg machtigingenproces (stappen voor aanvragen machtiging + koppelen van softwarepakket)

Het machtigingsproces voor boekhouders, belastingadviseurs, administratiekantoren of andere intermediairs bestaat uit de stappen:

  • U doet via uw software waarmee u met Digipoort bent gekoppeld een verzoek voor de registratie van een machtiging voor een klant die u wilt vertegenwoordigen.
  • Uw klant, diegene die u wilt vertegenwoordigen, krijgt na dit verzoek een brief van de Belastingdienst, Dienst Toeslagen of UWV. Daarin wordt gevraagd om toestemming te geven voor de registratie van de machtiging.
  • Uw klant geeft toestemming. Afhankelijk van de berichtensoort, doet hij dit door:
    • bij een opt-out-brief (geen bezwaar) niet te handelen. In deze brief krijgt de klant de mogelijkheid om af te zien van de machtiging. Afzien kan door het terugsturen van de brief. 
      • Dit geldt bij de Belastingdienst voor Serviceberichten Aanslag
    • de activeringscode uit de brief aan u te geven, u vult deze vervolgens in, in uw software waarmee u met Digipoort bent gekoppeld. 
      • Dit geldt bij de Belastingdienst voor de Vooraf ingevulde aangifte, Doorlopende machtigingen, Serviceberichten Uitstel en Factuurspecificaties motorrijtuigenbelasting grootwagenparkhouder 
      • Dit geldt bij Dienst Toeslagen voor Doorlopende machtigingen en Serviceberichten toeslagen
      • Dit geldt bij UWV voor Eigenrisicodrager Ziektewet, Financiële informatie WW bij Onwerkbaar weer en WW bij Werktijdverkorting, Financiële informatie ZW/WAZO en Ziek en Zwanger. 
  • Na toestemming is de registratie van de machtiging actief. 
  • Uw klant geeft geen toestemming:
    • In de brief van de Belastingdienst, Dienst Toeslagen of UWV staat beschreven welke acties uw klant moet ondernemen als hij geen toestemming wilt geven. Geeft uw klant geen toestemming? Dan kunt u geen gegevens ophalen.

Koppelen softwarepakket aan Digipoort

Een softwareleverancier levert de geschikte software waarmee de intermediair de machtigingsregistraties voor de klanten kan aanvragen. Deze aangifte- en administratiesoftware moet geschikt zijn voor Standard Business Reporting en gekoppeld zijn met Digipoort. Meer informatie over SBR is te lezen op de SBR pagina Wat is SBR. Meer informatie over het aanvragen van Digipoort en het koppelen van uw softwarepakket is te vinden op de pagina Wat is Digipoort.

Uitleg machtigingenproces (rol vertegenwoordigde)

Als vertegenwoordigde kunt u in het portaal Machtigingenregister Digipoort machtigingen voor organisatie(s) inzien die namens u zaken doen met de Belastingdienst of Dienst Toeslagen. Deze machtigingen kunnen op elk gewenst moment worden ingetrokken. Zowel de actuele machtigingen als de machtigingen uit het verleden zijn in te zien. Inloggen op het portaal gaat via DigiD. 

Uitleg machtigingenproces (rol gemachtigde)

Als gemachtigde kunt u in het portaal Machtigingenregister Digipoort machtigingen voor klanten inzien waarvoor u gemachtigd bent. Deze machtigingen kunnen op elk gewenst moment worden ingetrokken. Zowel de actuele machtigingen als de machtigingen uit het verleden zijn in te zien. Als u de machtiging intrekt informeert u ook de klant. Een intrekking van een machtiging heeft namelijk als gevolg dat de dienstverlening per direct wordt beëindigd. Inloggen op het portaal gaat via eHerkenning.

Uitleg proces inzien machtigingen

Intermediairs en hun klanten kunnen een machtigingsregistratie op elk moment inzien en  intrekken.
Als intermediair doet u dit in het softwarepakket waarmee u met Digipoort bent gekoppeld. Kunt u de machtiging niet meer intrekken via de software? Dan kunt u inloggen op het portaal Machtigingenregister Digipoort.

Machtigingen inzien als particulier of ondernemer: log in met DigiD op het portaal Machtigingenregister Digipoort.

De machtigingen zijn geregistreerd op het Burgerservicenummer (BSN) van de vertegenwoordigde en op het KVK-nummer of RSIN van uw intermediair.

Machtigingen inzien als organisatie: log in met eHerkenning op het portaal Machtigingenregister Digipoort.

De machtigingen zijn geregistreerd op RSIN (Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer), KVK-nummer of FI-nummer (fiscaal nummer) van de vertegenwoordigde organisatie en op het KVK-nummer of RSIN van de intermediair.

Uitleg proces intrekken machtigingen

Particulieren, ondernemers, intermediairs en medewerkers van organisaties kunnen een registratie van een machtiging op elk moment intrekken. 

Machtigingen intrekken als particulier of ondernemer: Klanten met machtigingen die geregistreerd loggen in met DigiD op het portaal Machtigingenregister Digipoort.

Machtigingen als organisatie: Klanten met machtigingen die geregistreerd zijn op het RSIN van de organisatie loggen in met eHerkenning op het portaal Machtigingenregister Digipoort.

Machtiging intrekken als intermediair: een intermediair doet een intrekking in eerste instantie via het eigen softwarepakket die met Digipoort gekoppeld is. Als het niet meer lukt om de machtiging in te trekken via het softwarepakket dan kan de machtiging worden ingetrokken via het portaal Machtigingenregister Digipoort.

Om de registratie van  een machtiging in te trekken, kunnen klanten van intermediairs  de registratiebrief die zij van de Belastingdienst hebben kregen naar Logius sturen. Dit mag ook een kopie zijn. Het formulier Afwijzen/intrekken machtigingsregistratie van Logius kan hier ook voor gebruikt  worden.

Goed om rekening mee te houden: voor een aantal digitale berichten van de Belastingdienst is voor ieder belastingjaar een aparte machtigingsregistratie nodig. Deze machtigingsregistratie moet ook apart worden ingetrokken. Het kan dus voorkomen dat zowel de doorlopende machtiging inkomstenbelasting, de machtigingen voor Servicebericht Aanslag inkomstenbelasting 2023 (en 2022 en 2021) als de machtigingen voor de gegevens van de vooraf ingevulde aangifte 2023 worden ingetrokken.