Hoofdinhoud
Marieke Biever (links) en Ingrid van de Pol (rechts) zijn taalcoach bij Logius. Ze vertellen wat zij doen om duidelijk communiceren op de kaart te krijgen.
Geen onduidelijke en wollige zinnen meer. Niet richting burgers, maar ook niet meer naar collega’s. Dat is het doel van Marieke Biever en Ingrid van de Pol. Zij zijn allebei taalcoach bij Logius en zetten zich in om dit voor elkaar te krijgen. 'We hebben teksten van Logius voorgelegd bij het directieteam en zelfs zij gaven aan dat ze niet begrepen wat er stond'.
Sinds 2016 staat duidelijke taal op de agenda bij Logius. Dat jaar is er een manifest getekend van Gebruiker Centraal. Daarin stonden een aantal punten, maar het kwam allemaal op hetzelfde neer: maak het zo duidelijk en toegankelijk mogelijk. Enige tijd later begon Marieke samen met een andere collega burgerpanels. Een soort bijpraatmoment met diverse burgerbelangenorganisaties. 'Daar kwam heel duidelijk naar voren dat taal echt belangrijk is', geeft Marieke aan. 'We hebben toen gekeken hoe Logius ervoor stond. Welke richtlijnen zijn er en wat voor hulpmiddelen kunnen we gebruiken?'.
Taalcoach
Via het taalteam van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties volgden Marieke en Ingrid een training om taalcoach te worden. En met die kennis geven ze nu Duidelijke Taal trainingen bij Logius. 'We hebben het echt bottom-up op de kaart gezet.', zegt Marieke. Ingrid vult aan: 'Echt vanaf de werkvloer inderdaad. Je hebt een hoop ambassadeurs nodig, mensen die hier hart voor hebben. Het beleid opstellen en zorgen dat het gebruik van duidelijke taal in onze manier van werken is ingebed, daar werken we nu aan.'
Effectief communiceren
Tijdens de training leren collega’s hoe je helder en effectief communiceert. 'Hoe vaak krijg je niet een ellenlange mail waarvan de boodschap uiteindelijk niet duidelijk is? Duidelijk schrijven hoeft niet te betekenen dat je al je creativiteit overboord moet gooien, je moet het gewoon anders inzetten', zegt Ingrid.
Gebruikersonderzoeken
Logius leidt niet alleen collega’s op. Via gebruikersonderzoeken wordt de mening van mensen gevraagd. 'Het is belangrijk om de lezer te betrekken, dus dat doen onze UX researchers nu ook steeds meer. Gewoon even toetsen bij de mensen. Snap je wat hier staat of wat de bedoeling is? Naast dat het voor de mensen veel fijner is om direct te begrijpen wat we van ze vragen, scheelt het ons klantcontactcentrum ook ontzettend veel vragen. Een duidelijke tekst maken kost misschien iets meer tijd, maar het levert je zoveel op, omdat je achteraf minder vragen krijgt. Bovendien is het voor de lezer veel fijner, omdat er geen hulp gevraagd hoeft te worden.', zegt Marieke.
Ondertekening
De ondertekening van de Direct Duidelijk Deal onderstreept nogmaals dat de directie het een belangrijk punt vindt. 'Wat ons betreft wordt de training dan ook verplicht voor alle collega’s', zeggen Ingrid en Marieke bijna in koor.
Direct duidelijk communiceren doe je in vier stappen:
- Hou rekening met het doel van je lezer.
- Zorg voor een duidelijke opbouw en samenhang.
- Maak begrijpelijke woorden en zinnen.
- Trek tijd uit voor een laatste controle (en laat iemand anders meekijken).
Op de website van Gebruiker Centraal vindt u meer informatie over duidelijke taal.