Mohamed automatiseert handwerk

Bij woningcorporatie De Alliantie is Mohamed Kalluti verantwoordelijk voor totstandkoming van prognose- en verantwoordingsinformatie die naar de toezichthouders wordt gestuurd. Sinds kort gaat dat bij de woningcorporatie via Standard Business Reporting (SBR). Kalluti vertelt wat dat oplevert. “Rapporteren met één druk op de knop is nog toekomstmuziek, maar met SBR zie ik al verbeteringen!”

Eenvoudiger, vergelijkbaar en efficiënter

Bij De Alliantie werken ongeveer 600 mensen. De woningcorporatie beheert 63.000 panden in Amsterdam, het Gooi en Vechtstreek, Amersfoort en Almere. “Voorheen werkten we met verschillende boekhoudpakketten en betekende het maken van de rapportages veel handwerk”, vertelt financieel reporting specialist Kalluti. “Vanwege de omvang van de organisatie wilden we de ingewikkeldheid van systemen vereenvoudigen. Dit is een lopend proces. Met SBR hoeven we geen rapportages meer te verzamelen uit verschillende boekhoudsystemen en handmatig samen te voegen. Ook gebruiken we dezelfde definities voor gegevens als andere woningcorporaties. Zo kunnen we onze eigen resultaten veel beter vergelijken. Ook maakten we intern efficiencyslagen.”

Naar rapportages 'met een druk op de knop'

Volgens de Woningwet rapporteren woningcorporaties aan het ministerie van BZK. Onder andere over investeringen en onderhoud: welk bezit is aangekocht, wat is er gesloopt, de energie-indexen van huurwoningen, etc. “Die verantwoording doen we nu via Standard Business Reporting zodat we digitaal kunnen aanleveren bij het ministerie van BZK”, vertelt Kalluti. “Afgelopen december leverden we voor het eerst prognose-informatie over de komende 5 jaar aan via SBR.” Kalluti is erover te spreken. “De eerste keer ging het maken van de rapportage nog niet helemaal automatisch, maar ik zag al een grote verbetering. We behalen winst in tijd en het werk bij het opstellen van de rapportages.”

Terug naar de bron

Door diverse overnames en fusies was een opschoonactie van de brondata nodig. “We hebben het hele bezit omgenummerd om vervuiling uit onze systemen te halen, een duidelijk en eenzijdige nummering te creëren en snel af te lezen in welke regio een complex staat. We controleerden alle data over onze panden en maakten deze volledig, zodat het goed in ons bronsysteem zit”, vertelt Kalluti. “Door nu continu data te verbeteren, werken we toe naar een ‘druk-op-de-knop’-proces waarmee we op elk gewenst moment data kunnen vertalen in rapportages en digitaal kunnen rapporteren.”