Wat is e-procurement?

E-procurement heeft te maken met hoe je als bedrijf of overheid de inkoop van goederen en diensten elektronisch regelt. Het gaat over alle processen die daarbij horen: van inkoopstrategie en aanbesteden tot contracteren, en van bestellen tot het makkelijk betalen met een e-factuur.

Bekende voorbeelden van e-procurement zijn e-orders en e-facturen, maar ook e-catalogi en e-pakbonnen worden steeds meer gebruikt. Ook een aantal applicaties vallen onder de noemer e-procurement. Denk bijvoorbeeld aan TenderNed, het aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid.

Waarom is e-procurement belangrijk?

E-procurement verhoogt de efficiëntie van de aankoopprocessen, het vereenvoudigt de administratie, verhoogt doorloopsnelheid en maakt inkoopprocedures bij overheidsopdrachten transparanter.

E-procurement heeft de volgende voordelen:

• gemakkelijker: de verwerking verloopt grotendeels geautomatiseerd
• sneller: geen papierstroom meer nodig
• nauwkeuriger: minder fouten door digitale verwerking
• goedkoper: geen print- en portokosten
• milieuvriendelijker: minder papierverbruik en een lagere CO2-uitstoot

Stelsels en standaarden

Om e-procurement mogelijk te maken zijn goede afspraken nodig tussen de overheid en de betrokken marktpartijen. Die afspraken komen tot stand in zogenaamde publiek-private samenwerkingsverbanden (de afsprakenstelsels). Daarnaast zorgen standaarden ervoor dat alle aangesloten apparaten elkaar begrijpen.

E-procurement standaarden

In het e-procurementdomein regelt Logius voor drie standaarden het beheer of de afstemming: UBL-OHNL, HR-XML–OHNL en de Basisfactuur Rijk (BFR). Daarnaast zijn we via de Nederlandse Peppolautoriteit betrokken bij de Peppol BIS berichttypes.

UBL-OHNL

De UBL-OHNL-standaard beschrijft regels voor de berichten rond het inkopen van alle soorten producten en diensten, met uitzondering van het inhuren van personeel. De standaard bestaat uit een set documenten die ontwerpers en bouwers inzicht geeft in de opbouw van berichten. UBL-OHNL is alleen van toepassing bij een directe koppeling op Digipoort.

HR-XML–OHNL

De SETU (HR-XML)-OHNL-standaard beschrijft regels voor de berichten bij het inhuren van tijdelijk personeel. Net als UBL-OHNL bestaat deze standaard uit een set documenten over de regels en eisen, waarmee ontwerpers en bouwers inzicht kunnen krijgen in de opbouw van berichten. Ook HRXML-OHNL is alleen van toepassing bij een directe koppeling op Digipoort.

Basisfactuur Rijk (BFR)

In de basisfactuur Rijk (BFR) staat hoe en welke gegevens in een basis-e-factuur bestemd voor de Rijksoverheid moeten staan. De basis-e-factuur is een factuurrichtlijn. Alle rijksdiensten kunnen deze e-factuur verwerken en de factuurrichtlijn is in veel situaties toepasbaar. Voor leveranciers is er de handreiking basisfactuur Rijk om inzicht te geven in de BFR-standaard. Als leveranciers de richtlijnen uit de handreiking volgen, maakt dit de verwerking en betaling van de e-factuur door rijksdiensten gemakkelijker en sneller.

NLCIUS

NLCIUS (Nederlandse Core Invoice Usage Specification) is een aanvullende specificatie op de verplichte Europese norm EN16931 voor e-factureren, uitsluitend voor toepassing in Nederland. De Europese norm beschrijft hoe e-factureren aan overheden werkt en is ook bruikbaar voor bedrijven onderling. De EN16931-norm en NLCIUS geven duidelijkheid aan overheden en bedrijven over de elementen en gegevens die in Nederland op facturen aan overheidsorganisaties gebruikt moeten worden.

NLCIUS wordt voor NEN beheerd door het Standaardisatieplatform e-factureren (STPE). Besluitvorming over de NLCIUS gaat via het STPE, dat op haar beurt meer dan 20 belanghebbende partijen verenigt op het gebied van normalisatie in het e-facturatiedomein. TNO voert het secretariaat van het STPE. Logius en de NPa zijn lid van het STPE.

Peppol BIS-standaard

Ook de Peppol BIS-standaard wordt gebruikt voor e-Procurement. Het is een specificatie voor de uitwisseling van e-Procurement-gegevens binnen de EU, het maakt gebruik van een subset van UBL. OpenPeppol beheert deze standaard. De NPa voert regie op en doet het beheer van de specifieke eisen die aan de Peppol BIS berichttypes toegevoegd kunnen worden, om ze zodoende in Nederland toepasbaar te maken.

SI-UBL berichtenstandaard

Momenteel beheert de NPa nog de SI-UBL berichtenstandaard die zij heeft overgenomen van de stichting Simplerinvoicing. De NPa is van plan deze standaard zo snel mogelijk uit te faseren omdat de NPa conform het Peppol afsprakenstelsel alleen wil werken met de Peppol BIS-standaard.

E-procurement stelsels

Logius is op meerdere manieren betrokken bij een aantal afsprakenstelsels op het gebied van e-procurement. Afsprakenstelsels worden gebruikt door samenwerkende partijen om op gestandaardiseerde en schaalbare manier, efficiënt en veilig diensten te kunnen leveren. Vaak zijn dit zowel bedrijven als overheden.

Peppol

Peppol is een gestandaardiseerde digitale uitwisselingsinfrastructuur en afsprakenstelsel voor elektronische berichten. De infrastructuur wordt geleverd door serviceproviders die samenwerken in het Peppol-afsprakenstelsel. De Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) ziet erop toe dat in Nederland de afspraken in het Peppol-stelsel over de veiligheid, betrouwbaarheid en interoperabiliteit van de Peppol-infrastructuur worden nageleefd door de bij de NPa aangesloten serviceproviders. Logius verzorgt samen met de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) de uitvoering van de NPa.