Main content

Wat is E-procurement?

E-procurement is het elektronische berichtenverkeer rondom procurement. Procurement staat voor het beheersen en sturen van goederen- en dienstenstromen, vooral bij inkoopprocessen. Bij e-procurement worden de gegevens over processen en transacties van goederen- en dienstenstromen volledig elektronisch uitgewisseld.

Bekende voorbeelden van dit soort transacties zijn e-orders en e-facturen, maar ook e-catalogi en e-pakbonnen. E-procurement leidt tot een hogere doorloopsnelheid en meer efficiëntie in het inkoopproces. E-procurement heeft daarnaast de volgende voordelen:

  • Gemakkelijker: de verwerking verloopt geautomatiseerd.
  • Sneller: de papierstroom blijft achterwege.
  • Nauwkeuriger: minder fouten door digitale verwerking.
  • Goedkoper: geen print- en portokosten.
  • Milieuvriendelijker: minder papierverbruik en een lagere CO2-uitstoot.

De aandacht van Logius in het e-procurement-domein is gericht op het berichtenverkeer tussen marktpartijen en (semi)overheden. Daarbij gaat het om berichtstromen van Government to Business (G2B) en andersom: van Business to Government (B2G). Een voorbeeld van G2B-berichtenverkeer zijn e-orders. E-facturen zijn een voorbeeld van B2G-berichtenverkeer.

E-procurement-standaarden

In het e-procurementdomein regelt Logius voor vier standaarden het beheer of de afstemming:

UBL-OHNL

De UBL-OHNL-standaard beschrijft regels voor de berichten rond het inkopen van alle soorten producten en diensten, met uitzondering van het inhuren van personeel. De standaard bestaat uit een set documenten die ontwerpers en bouwers inzicht geeft in de opbouw van berichten. De standaard is een verbijzondering van de internationale UBL-standaard zoals de overheid die gebruikt voor DigiInkoop en e-factureren. UBL-OHNL is alleen van toepassing bij een directe koppeling op Digipoort.

HR-XML–OHNL

De SETU (HR-XML)-OHNL-standaard beschrijft regels voor de berichten bij het inhuren van tijdelijk personeel. Net als UBL-OHNL bestaat deze standaard uit een set documenten over de regels en eisen, waarmee ontwerpers en bouwers inzicht kunnen krijgen in de opbouw van berichten. Ook HRXML-OHNL is alleen van toepassing bij een directe koppeling op Digipoort.

NLCIUS

NLCIUS is een aanvullende specificatie op de verplichte Europese norm EN16931 voor e-factureren, uitsluitend voor toepassing in Nederland. De Europese norm beschrijft de wijze waarop e-factureren aan overheden werkt en is ook bruikbaar voor bedrijven onderling. De EN16931-norm en NLCIUS geven duidelijkheid aan overheden en bedrijven over de elementen en gegevens die in Nederland op facturen aan overheidsorganisaties gebruikt moeten worden. Zo wordt bijvoorbeeld het KVK-nummer niet in heel Europa gebruikt, maar stelt de Nederlandse Belastingdienst dit voor (e-)factureren wel verplicht. Daarom is het KVK-nummer voor Nederlandse leveranciers verplicht in de NLCIUS-standaard.

Basisfactuur Rijk (BFR)

In de basisfactuur Rijk (BFR) staat hoe en welke gegevens in een basis-e-factuur moeten staan. De basis-e-factuur is een factuurrichtlijn. Alle rijksdiensten kunnen deze e-factuur verwerken en de factuurrichtlijn is in veel situaties toepasbaar. Voor leveranciers is er de handreiking BFR om inzicht te geven in de BFR-standaard. Als leveranciers de richtlijnen uit de handreiking volgen, maakt dit de verwerking en betaling van de e-factuur door rijksdiensten gemakkelijker en sneller.